Poučení k přihlášce neplnoletého účastníka, nečlena, na akci pořádanou Junákem – českým skautem nebo jeho organizační jednotkou
/ II / Nakládání s osobními údaji
Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů účastníka akce je Junák – český skaut, z. s., sídlem v Praze, IČO 00409430 (dále jen Junák) a Junák – český skaut, středisko Žamberk, z. s., IČO 15029107 jako společní správci osobních údajů (dále jen Správci).
Účel a rozsah zpracování osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovány v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady 2016/679 (tzv. GDPR, dále jen Nařízení) a zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen Zákon). Správci osobní údaje zpracovávají v rozsahu nezbytném pro pořádání akce v rámci výkonu oprávněné činnosti spolku, a to konkrétně pro následující účel:
1) evidence účastníků akcí pořádaných Junákem či jeho organizační jednotkou (která je pobočným spolkem Junáka ve smyslu Občanského zákoníku),
2) dokumentace a propagace své činnosti,
3) kontaktování účastníka a jeho zákonných zástupců při zajištění činností v souvislosti s pořádáním akce a účasti osob na ní,
4) poskytnutí údajů požadovaných po Junáku orgány veřejné správy při čerpání finančních prostředků z jejich rozpočtů nebo při plnění povinností vyplývajících z právních předpisů.
Správci zpracovávají o každém účastníkovi akce tyto osobní údaje:
a) identifikační údaje – jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, údaj o pohlaví, trvalé bydliště, fotografie;
b) kontaktní údaje – kontaktní adresa, telefon, e-mail a další obdobné údaje;
c) běžné podobizny, obrazové snímky, obrazové a zvukové záznamy (tedy fotografie a videa), vznikající při dokumentaci činnosti na akci pro vnitřní potřeby spolku;
d) údaje o zákonných zástupcích – jméno, příjmení, titul, kontaktní adresa, telefon, e-mail, a podobné údaje;
e) údaje o zdravotním stavu, další údaje související s akcí – plavecké, tělesné a jiné schopnosti a dovednosti, zdravotní pojišťovna, škola a podobné údaje.
Správci zpracovávají o účastnících akce, u kterých k tomu zákonný zástupce udělil samostatný souhlas, i tyto údaje:
f) další podobizny, obrazové snímky, obrazové a zvukové záznamy (tedy fotografie a videa), sloužící k dokumentaci činnosti a propagaci akce nad rámec vnitřní potřeby spolku;
g) kontaktní údaje pro marketingové a další informační účely (např. zasílání informací o dalších nabídkách a produktech, oznámení a pozvánek nad rámec účasti na akci).
Správci zpracovávají i údaje o zdravotním stavu (bod e), které Nařízení označuje jako „citlivé údaje“. Jedná se o údaje nezbytné pro posouzení zdravotního stavu účastníka pro účast na akci, slouží k preventivní ochraně zdraví účastníka a též jako informace pro ošetřujícího lékaře. Citlivé údaje mají k dispozici pouze činovníci přímo se podílející na akci a jsou zpracovávány výhradně po dobu akce. Pro zpracování citlivých údajů potřebuje Junák výslovný souhlas, tento souhlas může být kdykoliv odvolán.
Výše uvedené osobní údaje účastníka akce jsou zpracovávány na základě souhlasu a také z jiných právních titulů – zejména na základě právní povinnosti (vést účetnictví apod.).
Podmínky zpracování, informace o zpracovávání a práva subjektu údajů
Zpracování osobních údajů v Junáku je dále upraveno Směrnicí pro nakládání s osobními údaji a dalšími vnitřními předpisy (dostupné na www.skaut.cz/spisovna), aby tak byla zajištěna jejich ochrana před zneužitím.Osobní údaje mohou být zpracovávány kromě Správců i jimi pověřenými zpracovateli, a to za použití manuálních a automatizovaných způsobů zpracování. Osobní údaje mohou být dále zpřístupněny všem organizačním jednotkám Junáka, uvedeným v rejstříku spolků u Městského soudu v Praze (dostupný také na www.justice.cz), přičemž budou zpřístupněny pouze těm činovníkům Junáka, kteří je potřebují pro výkon své funkce.
Zákonný zástupce je povinen o účastníkovi poskytnout úplné a pravdivé údaje identifikační a kontaktní, relevantní údaje o zdravotním stavu a identifikační a kontaktní údaje o alespoň jednom zákonném zástupci. Poskytnutí těchto údajů je nezbytné pro činnost Správců ve vztahu k účastníkovi po dobu přípravy a realizace akce. V případě neposkytnutí těchto údajů účastník nemůže být na akci přijat. Poskytnutí ostatních osobních údajů je dobrovolné. Souhlas s bodem f) a g) je možné odvolat pro konkrétní záznam či obecně aniž by to byl důvod k neúčasti na akci.
Na základě písemné žádosti je Junák povinen poskytnout účastníkovi (případně za něj jeho zákonnému zástupci) informace o osobních údajích o něm zpracovávaných, a to jednou za kalendářní rok bezplatně, jinak kdykoli za přiměřenou úhradu.
Pokud se zákonný zástupce domnívá, že jakýkoli Správce, zpracovatel či další příjemce provádí zpracování osobních údajů v rozporu s ochranou soukromého a osobního života nebo v rozporu s Nařízením, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na účel jejich zpracování, může: (i) požádat Správce, zpracovatele či dalšího příjemce o vysvětlení; (ii) požádat, aby jakýkoli Správce, zpracovatel či další příjemce odstranil takto vzniklý stav; (iii) obrátit se s podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů; (iv) požadovat opravu osobních údajů v souladu s Nařízením; (v) v případě použití údajů pro marketingové a informační účely má člen, resp. jeho zákonný zástupce právo vznést ke Správci námitku.
V případě potřeby předání osobních údajů do státu mimo Evropskou unii (např. z důvodu účasti na zahraniční akci mimo EU pořádané zahraničním partnerem Junáka), je postupováno individuálně a účastník je pro takový případ požádán o udělení zvláštního souhlasu.
Účastník, resp. zákonný zástupce má právo na přenositelnost těchto údajů a na právo na výmaz těchto údajů v souladu s Nařízením. Dále má právo dostat odpověď na svou žádost bez zbytečného odkladu, v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti Správcem.
Doba zpracovávání osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu přípravy a trvání akce. S ohledem na více jak stoletou existenci skautské organizace, z důvodu uchovávání historie skautingu a důvodů uvedených dále, je možné Správci udělit souhlas se zpracováním vybraných údajů i po skončení akce a uplynutí dalších zákonných důvodů. Souhlas je možné vyznačit zaškrtnutím příslušného políčka uvedeného níže. Zákonný zástupce účastníka tím dává Správcům souhlas se zpracováváním osobních údajů účastníka v rozsahu bodů a) až d), případně f) a g) výše a to po dobu, po kterou budou tyto údaje relevantní ve vztahu k níže vymezeným účelům, nejdéle však po dobu 50 let po skončení akce. Správci budou zpracovávat tyto osobní údaje za účelem:
1) informování účastníka o akcích a projektech organizovaných Junákem nebo jeho organizačními jednotkami,
2) ochrany oprávněných zájmů Junáka a jeho organizačních jednotek.
I v případě, že zákonný zástupce nedal souhlas se zpracováním osobních údajů po skončení akce, některé údaje jsou Správci zpracovávány i po skončení akce na základě právních povinností, a to po dobu, která je stanovena právními předpisy.
/ II / Prohlášení a souhlas
Vyplněním a podpisem této přihlášky dává zákonný zástupce Správci souhlas se zpracováváním osobních údajů účastníka v souladu s Nařízením.
Zákonný zástupce:
- souhlasí s výše uvedeným způsobem zpracování osobních údajů účastníka a jeho zákonných zástupců po dobu přípravy a realizace akce,
- výslovně souhlasí se zpracováním osobních údajů o zdravotním stavu účastníka,
- souhlasí v rámci běžné dokumentace činnosti na akci pro vnitřní potřeby spolku s pořizováním a použitím fotografií a audiovizuálních materiálů zachycujících účastníka jednotlivě, případně ve skupině s dalšími osobami,
- se zavazuje poskytovat včas úplné, přesné a pravdivé údaje potřebné pro činnost účastníka na akci,
- prohlašuje, že se seznámil se svými právy a právy účastníka v souvislosti se zpracováváním osobních údajů, včetně práva na odvolání souhlasu ke zpracování osobních údajů.
